Guide pratique
Bonjour à toutes et à tous !
Ravi de vous retrouver pour cette session dédiée à un outil puissant mais parfois méconnu : l’Arbre de Communication. En tant que formateurs de formateurs, votre rôle est non seulement de maîtriser des concepts et des outils, mais aussi de savoir les transmettre efficacement. L’Arbre de Communication est un excellent exemple d’outil simple en apparence, mais qui demande une certaine structure pour être enseigné et utilisé à son plein potentiel.
Aujourd’hui, nous allons décortiquer cet outil ensemble. Je vais vous le présenter non pas comme un simple concept, mais à travers une séquence pédagogique type que vous pourrez ensuite adapter et déployer dans vos propres formations.
Notre objectif commun : Que vous soyez capable, à l’issue de cette session, d’expliquer ce qu’est l’Arbre de Communication, de guider sa construction et de l’animer comme un outil de planification et de clarification dans diverses situations professionnelles.
SÉQUENCE PÉDAGOGIQUE : DÉCOUVERTE ET MAÎTRISE DE L’ARBRE DE COMMUNICATION
Public Cible : (Pour vous, aujourd’hui) Formateurs de formateurs. (Pour vos futurs stagiaires) Managers, chefs de projets, équipes projet, toute personne ayant besoin de structurer une communication complexe.
Durée Estimée : 1h30 – 2h00 (incluant théorie, exercice et débriefing)
Objectifs Pédagogiques : À la fin de cette séquence, les participants (vos futurs stagiaires) seront capables de :
Définir ce qu’est l’Arbre de Communication et ses objectifs.
Identifier les situations où son utilisation est pertinente.
Construire un Arbre de Communication étape par étape pour une situation donnée.
Utiliser l’Arbre comme un outil de planification et d’alignement d’équipe.
(Pour vous, formateurs) Animer un atelier de construction d’Arbre de Communication.
Phase 1 : Introduction et Accroche (10 min)
Votre Rôle (Formateur) : Susciter l’intérêt, créer le besoin.
Comment faire :
Commencez par une question ouverte : « Qui a déjà vécu une situation où un message important s’est perdu, a été mal compris, ou n’a pas atteint les bonnes personnes au bon moment ? » (Laissez émerger quelques exemples rapides).
Enchaînez : « Ces situations, souvent sources de frustration, de retard ou de conflits, résultent fréquemment d’un manque de planification structurée de la communication. Imaginez un outil simple, visuel, qui vous aide à anticiper : Qui doit savoir Quoi ? Quand ? Comment ? Et Pourquoi ? »
Introduisez l’outil : « C’est précisément ce que propose l’Arbre de Communication. Ce n’est pas une théorie complexe, mais une méthode visuelle et pragmatique pour cartographier et organiser vos actions de communication. »
Phase 2 : Définition et Principes (15 min)
Votre Rôle : Apporter la connaissance théorique fondamentale.
Contenu Clé :
Qu’est-ce que c’est ? L’Arbre de Communication est une métaphore visuelle et un outil de planification qui permet de décomposer une stratégie de communication complexe en éléments gérables. Il aide à s’assurer que le bon message atteint la bonne personne, par le bon canal, au bon moment, dans le but d’atteindre un objectif précis.
La Métaphore de l’Arbre :
Les Racines : Le Contexte, le Pourquoi, l’Objectif Fondamental de la communication (Ex : Lancer un nouveau produit, annoncer une réorganisation, gérer une crise). C’est l’ancrage.
Le Tronc : L’Objectif Spécifique de la communication et le Message Clé Central. Qu’est-ce qu’on veut essentiellement communiquer ? Quelle est l’idée principale qui doit rester ?
Les Branches Principales : Les Publics Cibles / Parties Prenantes. Qui sont les différents groupes ou individus concernés par cette communication ? (Ex : Équipe interne, Clients, Direction, Fournisseurs, Presse…).
Les Ramifications / Sous-Branches : Les Messages Spécifiques adaptés à chaque public cible. Tout le monde n’a pas besoin du même niveau de détail ou du même angle.
Les Feuilles : Les Actions Concrètes, les Canaux et le Timing. Comment le message spécifique sera-t-il délivré à ce public ? (Ex : Réunion d’équipe le lundi matin, Email aux clients le mardi, Communiqué de presse le mercredi, Post sur l’intranet…). Quel est le calendrier ?
Les Fruits : Les Résultats Attendus, les Indicateurs de Succès, le Feedback. Comment saura-t-on que la communication a été efficace ? Comment recueillir les retours ?
Pourquoi l’utiliser ? Pour la clarté, l’anticipation, l’alignement (tout le monde sait qui fait quoi), l’efficacité (éviter les redondances ou les oublis), et l’adaptation (permet d’ajuster le message par cible).
Phase 3 : Méthodologie – Comment Construire l’Arbre ? (20 min)
Votre Rôle : Guider pas à pas la construction.
Démarche (Projetée ou dessinée au tableau/paperboard) :
Définir les Racines : Clarifiez le contexte et le besoin fondamental de communiquer. Quel est le problème à résoudre ou l’opportunité à saisir ? Quel est l’objectif global ? (Verbe d’action + résultat mesurable si possible).
Établir le Tronc : Formulez le Message Clé Central. Une phrase courte, percutante, qui résume l’essentiel. Définissez l’objectif spécifique de cette communication.
Identifier les Branches (Publics) : Listez tous les groupes ou individus qui doivent être informés ou impliqués. Soyez exhaustifs. Utilisez des post-its pour brainstormer si besoin. Regroupez-les logiquement si nécessaire.
Développer les Ramifications (Messages Adaptés) : Pour chaque branche (public), demandez-vous : Quel est leur besoin spécifique d’information ? Quel angle est le plus pertinent pour eux ? Quel message précis doivent-ils recevoir ? (Ce n’est pas forcément le message clé brut).
Détailler les Feuilles (Actions, Canaux, Timing) : Pour chaque message adapté :
Comment ? Quel canal est le plus approprié ? (Réunion, email, téléphone, intranet, newsletter, affiche, vidéo…).
Quand ? Quel est le meilleur moment ? Quelle est la séquence ? (Établir un mini-calendrier).
Qui ? Qui est responsable de cette action de communication spécifique ?
Anticiper les Fruits (Résultats & Feedback) : Qu’est-ce qu’on attend comme réaction ou action de la part de chaque public ? Comment va-t-on vérifier que le message est passé et compris ? Comment va-t-on recueillir le feedback (sondage, questions en réunion, indicateurs spécifiques…) ?
Conseil Pédagogique : Insistez sur le fait que c’est un outil itératif. On peut revenir en arrière, ajuster les branches, affiner les messages.
Phase 4 : Mise en Pratique – Atelier (30-40 min)
Votre Rôle : Mettre les participants en action, faciliter.
Consigne :
Divisez les participants en sous-groupes (3-4 personnes).
Donnez-leur un scénario concret (Exemple : « Vous devez communiquer en interne sur le déploiement d’un nouvel outil logiciel qui va changer les habitudes de travail », ou « Vous organisez un événement client majeur et devez coordonner la communication avant, pendant et après »).
Fournissez le matériel : Grandes feuilles de papier (paperboard), feutres de couleurs, post-its.
Demandez-leur de construire l’Arbre de Communication pour ce scénario en suivant les étapes vues précédemment.
Pendant l’atelier : Circulez, répondez aux questions, relancez la réflexion si un groupe bloque, assurez-vous qu’ils suivent bien la structure (racines, tronc, branches…).
Phase 5 : Débriefing et Partage (15-20 min)
Votre Rôle : Animer la réflexion collective, consolider les apprentissages.
Déroulement :
Chaque groupe (ou quelques volontaires) présente brièvement son Arbre (ou les points clés/difficultés rencontrées).
Posez des questions pour stimuler la discussion :
« Qu’est-ce qui a été le plus facile / le plus difficile dans la construction ? »
« Avez-vous identifié des publics auxquels vous n’auriez pas pensé initialement ? »
« Comment cet outil vous aurait-il aidé dans des situations passées ? »
« Quelles sont les limites ou les points de vigilance de cet outil ? » (Ex : Risque de trop simplifier, nécessité de mise à jour).
Faites le lien avec les objectifs pédagogiques : Ont-ils été atteints ?
Phase 6 : Synthèse et Clôture (10 min)
Votre Rôle : Récapituler les points essentiels, ancrer l’utilité de l’outil.
Contenu :
Rappelez la définition et les bénéfices clés : Visualisation, Structuration, Anticipation, Alignement, Adaptation.
Insistez sur le fait que l’Arbre de Communication est avant tout un outil de PLANIFICATION et de CLARIFICATION avant l’action. Sa force réside dans le processus de réflexion qu’il impose.
Pour vous, Formateurs : Soulignez l’adaptabilité de cet outil. Il peut être utilisé en individuel, en équipe, sur des projets simples ou complexes. Encouragez-les à l’intégrer dans leurs formations sur la gestion de projet, le management, la communication interpersonnelle ou la conduite du changement. Suggérez-leur de préparer leurs propres scénarios d’ateliers.
Ouverture : « Maintenant que vous avez expérimenté l’Arbre de Communication, comment pourriez-vous l’adapter pour vos propres besoins de formation ? Quelles variations pourriez-vous imaginer ? » (Laisser la question en suspens ou prendre quelques idées rapides).
Remerciez les participants pour leur implication.
Ce guide pratique est conçu pour vous aider à maîtriser l’outil simple, visuel et pragmatique qu’est l’arbre de la communication. Il vise à cartographier et à organiser vos actions ou messages de communication de manière hiérarchique.
L’arbre de la communication se représente visuellement sous la forme d’un dessin : le tronc incarne le sujet central ou l’objectif principal de votre communication. Les grosses branches symbolisent les thèmes ou arguments principaux qui soutiennent ce tronc. Les branchettes plus fines représentent les sous-thèmes, actions ou arguments secondaires qui viennent détailler les branches.
Cet outil puissant, malgré son apparente simplicité, permet de structurer la pensée et d’avoir une vision immédiate de la logique d’ensemble de votre plan de communication, d’un exposé ou d’une intervention. Il sert de procédé mnémotechnique essentiel pour étoffer une argumentation ou planifier un message complexe. En rendant la structure de votre discours visible, il vous aide à garder un fil conducteur clair et à ne rien oublier.
Ce guide vous expliquera le fonctionnement et les étapes de mise en œuvre de l’arbre de la communication, et vous proposera des exemples concrets d’application dans divers domaines : en entreprise pour structurer des plans d’action ou gérer des communications (interne, externe, de crise), en formation pour bâtir et présenter un module pédagogique clair, et en thérapie pour faciliter la communication interne ou narrative (avec des outils comme l’arbre des émotions ou l’arbre de vie).
Préparez-vous à « planter » votre arbre de la communication pour structurer vos idées et les faire grandir dans la bonne direction.
